Politique de confidentialité pour recruter via Teamtailor
A l'ESSEC, le respect des données personnelles est un principe fondamental du lien de confiance que nous entretenons avec notre communauté.
Pour satisfaire à son bon fonctionnement, l'ESSEC est tenu de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs aux candidats dans le cadre de leur processus de recrutement.
Le service de traitement de recrutement et de simplification du processus (le "Service ") est proposé par Teamtailor (le fournisseur) pour le compte de l’ESSEC Business School ("nous ").
Il est important que les personnes utilisant le Service (les "Utilisateurs") se sentent en sécurité et soient informées de la manière dont nous traitons leurs données personnelles dans le cadre de leur processus de recrutement. Nous traitons, gérons, utilisons et protégeons les données personnelles des utilisateurs conformément à la présente Politique de confidentialité.
1. Généralités
Nous sommes Responsable du traitement dans le plus grand respect des législations en vigueur en matière de protection de la vie privée et le fournisseur est notre sous-traitant pour le traitement des données personnelles. Les données à caractère personnel des Utilisateurs sont traitées dans le but de gérer et de simplifier le recrutement de collaborateurs pour notre institution.
2. Collecte des données à caractère personnel
Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que les Utilisateurs apportent au Service, ou des données à caractère personnel que nous collectons de quelque manière que ce soit à l’égard du Service.
Quand et comment nous collectons des données personnelles
Nous collectons des données personnelles auprès des Utilisateurs lorsque ces derniers :
- font une demande par le biais du Service et ajoutent des données personnelles les concernant personnellement ou via une source tierce, comme LinkedIn ; et
- utilisent le Service pour se connecter avec notre personnel, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement ou via une source tierce, comme LinkedIn.
Nous collectons des données auprès de tiers, comme LinkedIn et par le biais d’autres sources publiques. C’est ce que l’on appelle le "Sourcing", une activité réalisée manuellement par nos employés ou automatiquement par le Service.
Dans certains cas, les collaborateurs existants peuvent faire des recommandations sur les candidats potentiels. Ces collaborateurs ajouteront des données personnelles sur ces candidats potentiels dans le respect du recueil du consentement des candidats avant de nous transmettre. Dans les cas où cela est fait, le candidat potentiel sera considéré comme un Utilisateur dans le contexte de la présente Politique de confidentialité et sera informé du traitement de ses données personnelles et de ses droits.
Types de données à caractère personnel collectées et traitées
Les catégories de données à caractère personnel qui peuvent être collectées par le biais du Service peuvent être utilisées pour identifier des personnes physiques à partir de noms, d’e-mails, de photos et de vidéos, d’informations provenant de comptes LinkedIn, de réponses à des questions posées par le biais du processus de recrutement, de titres, d’études ou de toute autre information que l’Utilisateur ou toute autre personne aura fournie par le biais du Service. Seules les données pertinentes pour le processus de recrutement sont collectées et traitées.
Finalité et licéité du traitement
La finalité principale de la collecte et du traitement des données à caractère personnel est de gérer le processus de recrutement. La licéité du traitement des données personnelles est notre intérêt légitime à simplifier et faciliter le recrutement.
Les données personnelles qui sont traitées à des fins d’analyse agrégée ou d’étude de marché seront systématiquement anonymisées. Ces données personnelles ne peuvent pas être utilisées pour identifier un Utilisateur. Ainsi, ces données ne sont pas considérées comme des données à caractère personnel.
Le consentement de la personne concernée
Pour certains traitements, le consentement de l’Utilisateur nous est nécessaire pour le traitement de ses données personnelles.
Ainsi, l’utilisateur consent au traitement de ses données à caractère personnel dans le but de traiter le recrutement . L’Utilisateur consent à ce que des données personnelles soient collectées par le biais du Service, dans les cas suivants :
- lorsqu’il fait une demande par le biais du Service, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement, soit en utilisant une source tierce comme Facebook ou LinkedIn, et lorsque nous pouvons utiliser des outils de Sourcing externes pour ajouter des informations supplémentaires ; et
- lorsqu’il utilise le Service pour se connecter au service de recrutement, en ajoutant des données personnelles les concernant soit personnellement, soit en utilisant une source tierce comme LinkedIn.
L’Utilisateur consent également à ce que nous collectons des informations publiquement disponibles sur l’Utilisateur et les compile pour les utiliser à des fins de recrutement.
L’Utilisateur consent à ce que les données personnelles collectées conformément ci-dessus soient traitées conformément aux sections suivantes Stockage et transfert et Durée de traitement des données personnelles.
L’Utilisateur a le droit de retirer son consentement à tout moment, en nous contactant à l’aide des coordonnées indiquées au paragraphe 9. L’utilisation de ce droit peut toutefois impliquer que l’Utilisateur ne pourra pas postuler pour un emploi spécifique ou utiliser autrement le Service.
Stockage et transferts
Les données personnelles collectées par le biais du Service sont stockées et traitées à l’intérieur de l’UE/EEE, ou dans un pays tiers qui est considéré par la Commission européenne comme ayant un niveau de protection adéquat, ou traitées par de tels fournisseurs qui ont conclu de tels accords contraignants qui respectent pleinement la légalité des transferts de pays tiers ou vers d’autres services où des garanties adéquates sont en place afin de protéger les droits des personnes concernées dont les données sont transférées. Pour obtenir la documentation concernant ces garanties adéquates, contactez-nous en utilisant les coordonnées indiquées au paragraphe 9.
Durée de traitement des données à caractère personnel
Si un Utilisateur ne s’oppose pas, par écrit, au traitement de ses données à caractère personnel, celles-ci seront stockées et traitées par nous aussi longtemps que nous le jugerons nécessaire au regard des finalités énoncées plus haut. Ce délai ne dépassera pas 2 ans
Veuillez noter qu’un·e candidat·e (Utilisateur) peut être intéressant·e pour un recrutement futur et, à cette fin, nous pouvons être amenés à conserver les données personnelles des Utilisateurs jusqu’à ce qu’ils n’aient plus de valeur de recrutements potentiels. Si, en tant qu’Utilisateur, vous souhaitez que vos Données personnelles ne soient pas traitées à cette fin (futur recrutement), veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant au paragraphe 9.
3. Droits des utilisateurs
Les utilisateurs ont le droit de demander des informations sur les données personnelles traitées par nos services, en nous notifiant par écrit aux coordonnées mentionnées au paragraphe 9 suivant. Les utilisateurs ont le droit de recevoir gratuitement une (1) copie des données personnelles traitées qui leur appartiennent dans le respect des modalités de réponse aux demandes de droit fixées par la réglementation sur la protection des données. Pour toute autre copie demandée, nous aurons le droit de facturer des frais raisonnables, en fonction des coûts administratifs générés par une telle demande.
Les Utilisateurs ont le droit, si nécessaire, de rectifier les données personnelles inexactes les concernant, en réalisant une demande écrite aux coordonnées du paragraphe 9 suivant.
L’utilisateur pourra exiger l’effacement, la restriction, la portabilité de ses données, le droit de s’opposer au traitement de ses données.
L’utilisateur a le droit de révoquer tout consentement au traitement qu’il nous a donné a L’utilisation de ce droit peut toutefois impliquer que ce dernier ne pourra plus postuler à une offre d’emploi spécifique ou utiliser autrement le Service.
L’utilisateur aura le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle concernant le traitement de ses données personnelles s’il considère que le traitement desdites données personnelles enfreint le cadre juridique de la loi sur la protection de la vie privée.
4. Sécurité
Nous donnons la priorité à l’intégrité personnelle et travaillons donc activement pour que les données personnelles des utilisateurs soient traitées avec le plus grand soin. Par conséquent, nous prenons les mesures que l’on peut raisonnablement attendre afin que les données personnelles des Utilisateurs et d’autres personnes soient traitées en toute sécurité afin d’éviter tout accès non autorisé, toute suppression ou modification non autorisée des données des Utilisateurs.
Cependant, les transferts de données sur Internet et les réseaux mobiles ne peuvent jamais se faire sans aucun risque, par conséquent, tous les transferts sont effectués aux propres risques de la personne qui les exécute. Il est important que les Utilisateurs prennent également la responsabilité de s’assurer que leurs données sont bien protégées. Il en va de la responsabilité de l’Utilisateur de s’assurer que ses données de connexion restent secrètes
5. Transfert de données personnelles à des tiers
Nous ne vendrons ni ne transférerons de quelque manière que ce soit les données personnelles des Utilisateurs à des tiers.
Nous pouvons transférer les données personnelles des Utilisateurs :
- à nos partenaires et sous-traitants, agissant en tant qu’intervenants traitants et sous-traitants les données conformément à nos instructions, afin de proposer le Service ;
- aux autorités ou conseillers juridiques en cas de suspicion de comportement criminel ou inapproprié ; ou
- aux autorités, conseillers juridiques ou à tout autre acteur similaire, lorsque la loi l’exige ou lorsque nous y sommes conviés par ladite autorité.
Nous ne transférons les données personnelles des Utilisateurs qu’à des tiers en qui nous avons confiance. Nous choisissons soigneusement nos partenaires afin de garantir que les données personnelles de l’Utilisateur sont traitées conformément aux législations en vigueur en matière de protection de la vie privée. Nous coopérons avec les catégories suivantes de sous-traitants de données à caractère personnel : Teamtailor, qui fournit le Service, les sociétés de serveur et d’hébergement, les sociétés de référencement des e-mails, les sociétés de traitement des vidéos, les sociétés d’approvisionnement en informations, les sociétés de services analytiques et toute autre société en ce qui concerne l’offre du Service.
6. Données agrégées (données personnelles non identifiables)
Nous pouvons être amenés à partager des données agrégées avec des tiers. Les données agrégées ont dans ces cas été compilées à partir d’informations collectées par le biais du Service et peuvent, par exemple, consister en des statistiques de trafic Internet ou de localisation géographique dans le cadre de l’utilisation du Service. Les données agrégées ne contiennent aucune information pouvant être utilisée pour identifier des personnes individuelles et ne sont donc pas des données à caractère personnel.
7. Cookies
Lorsque les Utilisateurs utilisent le Service, les informations relatives à l’utilisation peuvent être stockées sous forme de cookies. Les cookies sont des fichiers texte passifs qui sont stockés dans le navigateur Internet, sur l’appareil de l’Utilisateur (un ordinateur, un téléphone mobile ou une tablette) lors de l’utilisation du Service. Nous utilisons ces cookies pour améliorer l’utilisation du Service par l’Utilisateur et pour recueillir des informations sur, par exemple, des statistiques d’utilisation du Service. Ceci nous permet notamment de sécuriser, de maintenir et d’améliorer le Service. Les informations collectées par le biais des cookies peuvent dans certains cas être des données à caractère personnel et sont, dans ce cas, régies par notre Politique relative aux cookies.
Les Utilisateurs pourront à tout moment désactiver l’utilisation des cookies en modifiant les paramètres locaux de leurs appareils. La désactivation des cookies peut affecter l’expérience du Service, par exemple en désactivant certaines fonctions du Service.
8. Modifications
Nous avons le droit, à tout moment, d’apporter des modifications ou des ajouts à notre Politique de confidentialité. La dernière version de notre Politique de confidentialité sera toujours disponible via le Service. Une nouvelle version sera considérée comme ayant été communiquée aux Utilisateurs lorsque ce dernier aura reçu un e-mail l’informant de la nouvelle version (en utilisant l’e-mail déclaré par l’Utilisateur dans le cadre de l’utilisation du Service), ou lorsqu’il aura été informé d’une autre manière de la nouvelle Politique de confidentialité.
9. Contact
Si vous avez des questions, si vous souhaitez recevoir des informations supplémentaires sur le traitement de vos données personnelles ou exercez vos droits sur vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par courrier électronique à l’adresse suivante : rh@essec.edu ou dpd@essec.edu ou par courrier postal : 3 Av. Bernard Hirsch, 95000 Cergy.
.
