L’ESSEC Business School est un établissement d’enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d’entreprises. Dispensées sur 4 campus physiques (Cergy, La Défense, Singapour et Rabat) et un campus numérique augmenté, les formations de l'ESSEC accueillent plus de 7 000 étudiants en formation initiale dont plus de 40% d’étudiants internationaux, et plus de 5 000 managers en formation continue par an.

Travailler à l’ESSEC, c’est évoluer dans un environnement de travail stimulant, porté par nos valeurs fondamentales, humanisme, responsabilité, innovation et ouverture, et renforcé par un contexte international et multiculturel enrichissant. La diversité, le respect mutuel et l’entraide sont au cœur des valeurs humanistes que nous cultivons au quotidien.

Dédié à la recherche, l’enseignement et l’entrepreneuriat, le campus de l’ESSEC Business School, situé à Cergy, recherche un Assistante de Direction H/F/X+

Missions

La direction des programmes Bachelor regroupe quatre programmes post-bac représentant 3000 étudiants, dont le Global BBA numéro 1 en France dans sa catégorie, ouvert aux étudiants français et internationaux et déployé sur 3 campus (Cergy, Singapour et Rabat).

En tant qu’assistant.e de direction, vous assurerez plusieurs missions :

• Organisation de l'activité de la Directrice académique du Global BBA et de la Directrice des études des programmes Bachelor :
  • Gérer des agendas complexes et mouvants avec une grande autonomie et avec anticipation, prise de RDV internes et externes, préparation des dossiers afférents.
  • Organisation de réunions : réservation de salles, commande de plateaux repas, prises de notes et compte-rendus des réunions.
  • Organisation des rendez-vous annuels : COPILs, Comités Pédagogiques, Réunions d'équipe.
  • Organisation des déplacements en France et à l'étranger pour l'équipe, avec l'agence de voyage et inscriptions aux conférences.

• Office management :
  • Garantir l’accueil physique et téléphonique, réceptionner et organiser le tri du courrier.
  • Gérer les stocks de fournitures de bureau
  • Gestion des notes de frais, des demandes d'achats et création des bons de commande pour l'équipe.
  • Être le point d'entrée de la comptabilité pour l'imputation des factures.

• Gestion événementielle : pilotage, coordination et suivi d'événements internes et externes :
  • Relation avec les intervenants, invités et public cible, coordination des moyens nécessaires (prestataires, salles, traiteurs, animation) dans le respect du planning et du budget.
  • Événements concernés : réunions avec les professeurs, réunions avec les parents, cérémonie de diplômes, team buildings, séminaires, déjeuners.

• Communication interne : relais de l’information auprès de l’équipe et des autres directions.

Profil recherché

De formation supérieure (Bac+2) type BTS Assistant Manager ou plus, vous bénéficiez de plusieurs années d’expérience dans le domaine de l’assistanat et idéalement de la formation.

Autonome, rigoureux(se) et organisé(e), vous faites preuve d'une grande fiabilité dans votre travail, vous savez gérer plusieurs dossiers et situations à la fois et savez gérer les priorités. Vous avez le sens du service et le souci permanent de bien faire.

Dynamique et enthousiaste, vous avez d’excellentes qualités relationnelles, un réel sens de la diplomatie et des relations humaines notamment dans un contexte multiculturel.

Vous avez une bonne maîtrise de l’anglais (niveau B2 minimum selon le cadre européen de référence).

Vous maîtrisez parfaitement le pack Office et êtes à l’aise avec les outils informatiques (Google Applications).

Conformément à la politique d'embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap. 

Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.