Chargé(e) de mission administrative F/H/X
L’ESSEC Business School est un établissement d’enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d’entreprises. Dispensées sur 4 campus physiques (Cergy, La Défense, Singapour et Rabat) et un campus numérique augmenté, les formations de l'ESSEC accueillent plus de 7 000 étudiants en formation initiale dont plus de 40% d’étudiants internationaux, et plus de 5 000 managers en formation continue par an.
Travailler à l’ESSEC, c’est évoluer dans un environnement de travail stimulant, porté par nos valeurs fondamentales, humanisme, responsabilité, innovation et ouverture, et renforcé par un contexte international et multiculturel enrichissant. La diversité, le respect mutuel et l’entraide sont au cœur des valeurs humanistes que nous cultivons au quotidien.
Dédié à la recherche, l’enseignement et l’entrepreneuriat, le campus de l’ESSEC Business School, situé à Cergy, recherche un(e) Chargé(e) de mission administrative.
Missions
Sous la supervision de la Responsable des Opérations du Décanat, vous apporterez votre soutien sur différents dossiers. Vos principales missions consisteront à assurer l’organisation administrative, opérationnelle et logistique des activités pédagogiques et du Décanat en étant force de propositions.
Votre poste est composé de deux volets :
1. Suivi des dossiers pour le service du doyen
2. Missions de remplacement au sein du Décanat (équipe pédagogique, événementielle et administrative)
Suivi des dossiers pour le service du doyen :
- Assurer le suivi administratif de vos dossiers et des dossiers en cours
- Développement et suivi de projets en cours au sein du service du doyen: refonte du site web et des procédures, contribution et proposition de communication au sein du service, indicateurs….
- Participer à l'organisation de réunions et d'événements internes.
Missions de remplacement au sein du Décanat (équipe pédagogique, événementielle et administrative)
Remplacement ponctuel en fonction des absences :
- Gestion administrative : Assurer le suivi administratif des activités (rdv, notes de frais, facturation, renseignements, ect)
- Suppot pédagogique : Préparer les cours (commande de livres, matériel pédagogique), gérer la relation avec les chargés d'enseignement intervenants non permanents (CEINP), et coordonner leur recrutement via le portail PEGASE.
- Gestion des cours : Suivre la planification et la logistique des cours (réservation de salles, liens Zoom, etc.), et gérer les intervenants via le portail vacataire PEGASE.
- Gestion des inscriptions : Inscrire les étudiants aux séminaires et cours obligatoires, répondre à leurs demandes (absences, changement de salle, matériel, etc.), et saisir les absences si nécessaire.
- Gestion des examens : Organiser et suivre le processus d’examen.
Profil recherché
Le poste nécessite une excellente organisation et la capacité à gérer simultanément plusieurs projets. Une maîtrise des outils bureautiques, tels que Word et Excel, est essentielle. Le travail en équipe et l'adaptabilité à divers contextes sont également primordiaux. Un grand sens du service est requis, tout en faisant preuve de flexibilité et de polyvalence pour occuper différents rôles au sein de l'équipe.
Vous évoluez dans un contexte international, la maîtrise de l’anglais est indispensable niveau B2 minimum.
Le poste offre une grande variété de missions dans un environnement convivial, favorisant une équipe soudée. Il permet également de développer de nouvelles compétences grâce aux missions de remplacement.
Conformément à la politique d'embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.
Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.
- Département
- Services Support à la Pédagogie
- Localisations
- Campus de Cergy
- Statut à distance
- Hybride
- Type de contrat
- CDI
- Temps de travail
- Temps plein
- Statut
- Employé
Campus de Cergy
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