L’ESSEC Business School est un établissement d’enseignement supérieur à dimension internationale, spécialisé dans la formation de haut niveau au management et à la gestion d’entreprises. Dispensées sur 4 campus physiques (Cergy, La Défense, Singapour et Rabat) et un campus numérique augmenté, les formations de l'ESSEC accueillent plus de 7 000 étudiants en formation initiale dont plus de 40% d’étudiants internationaux, et plus de 5 000 managers en formation continue par an.

Travailler à l’ESSEC, c’est évoluer dans un environnement de travail stimulant, porté par nos valeurs fondamentales, humanisme, responsabilité, innovation et ouverture, et renforcé par un contexte international et multiculturel enrichissant. La diversité, le respect mutuel et l’entraide sont au cœur des valeurs humanistes que nous cultivons au quotidien.

Dédié à la recherche, l’enseignement et l’entrepreneuriat, le campus de l’ESSEC Business School, situé à Cergy, recherche un(e) Assistant(e) évènementiel(le) et administratif/ve pour un CDD de 4 mois à compter de février 2025.

Missions

Au sein du Service du Doyen, rattaché.e à la Responsable des expériences pédagogique et sous la responsabilité opérationnelle du chef de Projet iMagination Centre, vous êtes un support dans le bondéroulement des événements (avant, pendant, après). 

Gestion opérationnelle et administrative Imagination Weeks (IW) et Imagination Center(IC)

• Suivi des conférenciers : aide à la recherche de noms, de coordonnées, prise de contacts, suivi des invitations et remerciements pour chaque conférencier (vérification et mise à jour du modèledes invitations, envoi, relance) aide à la relation et logistique de l’accueil des conférenciers.
• Gestion des outils digitaux : maitrise de leur utilisation, formation des équipes : Discord, Zoom,etc. Compilation des liens utiles à l'équipe et aux intervenants.
• Centralisation, compilation, mises à jour des contenus des IW et IC pour publication et diffusion (livres, bio, vidéos, etc.). Mise à jour des bios des conférenciers et tuteurs, photos officielles et contenus pour le site internet de l’IW, suivi montages et productions vidéos avec le prestataire.
• Création du bilan de l'iMagination Week avec mise à jour des données : lecture et analyse des données, mise à jour des indicateurs et création de graphiques.
• Inventaire des fournitures de teambuilding, suivi du réapprovisionnement avant et pendant l’IW dans les salles.
• Réservation hotel, repas des tuteurs et frais de transports.
• Suivi et gestion des contrats et facturation des intervenants, conférenciers, prestataires.
• Etablir un budget prévisionnel et s'assurer du bon suivi de celui-ci. Mise à jour au fil de l'eau.
• Gestion des réunions de l'équipe 

Profil recherché

Issu(e) d’une formation type BTS, vous avez une première expérience dans l’organisation d’évènement et la gestion et le suivi de dossier administratif. 

Vous maitrisez le pack Office et l’informatique d’une manière générale. 

Vous avez un niveau intermédiaire en anglais (B2 minimum). 

Organisé(e) et rigoureux(se), vous êtes curieux(se) et force de proposition, vous faites preuve de persévérance et avez le sens des priorités. Vous avez un réel sens de la diplomatie et des relations humaines, notamment dans un contexte multiculturel.  

Conformément à la politique d'embauche du Groupe ESSEC favorisant la diversité, ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap. 

Les données collectées dans le cadre de votre candidature seront conservées pendant une durée de 2 ans par le Groupe ESSEC conformément aux dispositions légales, sauf avis contraire de votre part.